엑셀 정렬기준 적용해보기

사람들이 엑셀을 이용하는 가장 큰 이유는 여러 자료를 손 쉽게 정리, 그 자료를 통한 데이터 가공을 통해 최종 결과자료(보고서 같은)를 작성하는 데 있다고 본다. 무슨 자료던지 그 자료의 크기(많고 적고)가 있을 텐데 값의 크기 순으로 큰 수부터 낮은 수 까지, 낮은 수 부터 높은 수 까지, 여러 형태로 자료를 정렬해야 되는 경우가 꽤 많다.

자료의 양이 적은 경우 단순 잘래나고 붙여넣기 하면 쉽게 할 수 있지만 자료의 양이(행의 수) 많고 붙여넣기가 오히려 더 오래걸리게 되는 경우가 있는데 그럴때 엑셀 정렬기준 설정하여 자료를 정렬하면 쉽게 데이터를 정리할 수 있다.

엑셀 정렬방법도 여러가지 옵션이 있는데 편의성이 좋은 엑셀은 몇번의 클릭을 통해 내가 원하는 결과물을 즉시 보여주기 때문에 엑셀을 자주 사용하는 것 같다.

왼쪽 그림을 보면 엑셀에서 제공되는 빠른실행도구에  오른편에 위치된 정렬 및 필터도구 메뉴가 있는데, 클릭을 해보면 텍스트 오른차순 정렬, 텍스트 내림차순 정렬, 사용자 지정 정렬 3가지의 정렬 옵션이 위치해 있고 아래에는 필터라는 항목이 있다.

이번 포스팅에선 엑셀 정렬방법에 대해 다뤄보는 것이기 때문에 필터 기능은 나중에 포스팅해 보도록 하고 일단 정렬에 대한 기능을 살펴보도록 하자

성명, 나이, 직급의 값이 들어있는 테이블이 준비되어 있다. 먼저 정렬할 테이블의 범위를 지정해주고 빠른도구모음의 오른편에 위치한 정렬 및 필터를 클릭하여, 호출된 팝업메뉴 중에 텍스트 오름차순 정렬을 선택한다.

그럼 위 그림처럼 성명을 기준으로 가,나,다... 순으로 오름차순된 결과를 확인 할 수 있다. 지정된 범위는 성명~직급 까지 이지만 정렬기준은 기본적으로 첫 열에 있는 성명을기준으로 정렬한다.

그럼 나이순과 직급의 낮음과 높음의 순서로 자료를 표기해야 될땐 어떻게 해야될까? 이럴때 사용되는 옵션이 바로 사용자 지정 정렬이다.

 

처음과 똑같이 범위를 지정한 후 빠른실행도구 모음에서 정렬 및 필터의 사용자 지정 정렬을 클릭하면 위 그림처럼 엑셀 정렬 옵션을 선택하는 팝업메뉴가 호출이 된다.

엑셀 정렬기준 열은 나이로 선택을 한 상태에서 중간의 정렬 기준은 값으로 그대로 놔두고 마지막 정렬은 오름차순으 선택하고 확인을 클릭한다.

그럼 나이가 작은 사원부터 많은 사원으로 정렬된 값을 확인할 수 있다.

그렇다면 직급도 높고 낮음이 있을텐데 그 순서대로 자료를 보고 싶다면 어떻게 해야 될까? 이럴 경우에는 미리 엑셀 정렬기준을 직급에 따라 입력을 해놓고 필요할때마다 사용을 하면 된다.

엑셀 정렬기준 열은 직급으로 한 상태에서 마지막 정렬은 사용자 지정 목록을 클릭하게 되면 왼쪽 그림과 같이 사용자 지정 목록 메뉴가 호출되는데  호출된 메뉴에서 새 목록을 선택하고 오른편에 목록 항목은 정렬이 되길 원하는 항목으로 작성을 하면 된다. 여기에선 직급순으로 해볼테니, 사원, 대리, 차장, 부장 순서로 적어주도록 한다.

그럼 위 그림처럼 사용자 지정 목록에 미리 입력해 둔 순서로 정렬이 되는 결과를 확인 할 수 있는데, 회사의 직급 처럼 다양하게 특정한 계급이나 순서가 정해져 있는 자료를 정렬 할 때 상당히 유용하게 사용할 수 있는 기능이다. 그러나 입력할 수 있는 목록의 개수는 무한대가 아니라 제한되어 있으니 참고하도록 하자.

이처럼 간단히 엑셀 정렬기준 을 적용하여 엑셀 정렬방법에 대해 알아보았는데 엑셀의 주요 함수와 마찬가지로 엑셀 정렬기능은 아주 빈번하게 사용되는 기능이니  이리저리 응용을 하여 업무의 효율성을 높이는데 이용하도록 하자.